Probablemente cuando hayáis hablado con gente que se ha ido de Erasmus y les hayáis preguntado que es lo peor os responderá que todos los papeleos que hay que hacer durante la estancia. Por ello trataré de dar algunos consejos basandome en mi experiencia para que todos estos trámites sean más llevaderos, ya que las primeras semanas son un verdadero calvario en lo que a tramites con la universidad se refiere.
1. No olvidarse la «Letter of invitation»
La Letter of invitation es la carta que la universidad te envía confirmando que estas aceptado y generalmente suelen mandártela por correo ordinario a tu casa. Sin ella aquí no eres nadie, puesto que implica que no te puedes registrar en la universidad y si no estas registrado no se te puede considerar como persona en Gante porque no podrás conectarte a Internet, no podrás conseguir una bici, ni comer en el restaurante de estudiantes y muchas más cosas.
Precisamente este fue mi gran problema las dos primeras semanas, que no había recibido aun la Letter of invitation por que mi coordinadora estaba esperando un documento y mientras que todo el mundo tenía Internet y circulaba feliz en sus bicicletas a mi me tocaba ir mendigando las conexiones de los demás e ir andando a paso ligero para poder seguir el ritmo de la gente que iba en bici.
2. Registrarse en la universidad
Como ya he comentado este paso es vital para poder comenzar tu Erasmus, sin esto se podrá considerar que estas de vacaciones, pero no de Erasmus. Para registrarte tienes que acudir al UFO-building (si perteneces a la UGent) situado en la calle Sint-Pietersnieuwstraat número 33 en el horario de registro que es entre la 13:00 y las 17:00. Las primeras semanas se abarrota de nuevos estudiantes que quieren registrarse y el número de tickets es limitado así que os aconsejo que vayáis sobre las 11 de la mañana para hacer cola porque como vayáis sobre las 12 igual esperáis una cola de una hora para nada.
El procedimiento al llegar al UFO-building es el siguiente:
- Ir a la máquina de tickets y seleccionar Exchange Students y después Re-enrolment.
- Esperar la cola hasta que abran la máquina de tickets y puedas coger tu ticket, eso si no se acaban los tickets justo cuando la persona de alante coge su ticket (que ha habido casos).
- Una vez tienes tu ticket aparecerá en una pantalla el número de la siguiente persona que puede entrar (como en la carnicería).
- Cuando aparezca tu número prepara los siguientes documentos para mostrar:
- Letter of invitation
- Tarjeta de estudiante válida de tu universidad o algún documento que certifique que estas matriculado, como puede ser el resguardo de pago de matrícula.
- Pasaporte o carné de identidad.
- Tarjeta sanitaria europea.
- Tu dirección de vivienda en Gante (si la tienes)
- Sube con todo esto a la oficina de registro y allí te proporcionarán tu correo electrónico de la universidad, password para poder acceder a Internet, tarjeta de estudiante, etc…
- Una vez tengas tu tarjeta de estudiante sal corriendo de allí a disfrutar de tus privilegios como estudiante en Gante.
3. Corre a por tu bicicleta
Ya he explicado en otro post como conseguir una bicicleta en Gante, pero para conseguir la que proporciona la universidad tiene como prerequisito disponer de la tarjeta de estudiante, así que ya que la acabas de conseguir y sino estás muy harto de esperar colas ve a por tu bicicleta, que Gante se ve de otra manera completamente diferente si se dispone de bicicleta.
4. Certificado de llegada
Si queréis recibir la beca Erasmus para ello primero deberéis tener el certificado de llegada firmado por el coordinador. En este certificado de llegada se confirma en que fecha comenzó tu estancia Erasmus y es necesaria para hacer el pago de la beca en función de los meses que dure tu estancia. El coordinador de los estudiantes de intercambio (si no cambia) se llama Andre de Cokere y se encuentra cerca del UFO-building, a escasos 100 metros. Como no, para poder hablar con el también tendrás que solicitar un ticket y esperar por tu turno, aunque no suele tener mucha gente esperando para hablar con el.
5. Solicitar el voucher para el curso de idiomas (opcional, pero recomendado)
De paso que vais a ver al coordinador estaría bien que le pidieseis el voucher en el caso de que queráis hacer algún curso de idiomas. Con este documento los cursos os saldrán a precio de estudiante, por ejemplo el curso de Dutch de 3 meses que cuesta unos 200 euros os saldrá por 50€, o el de francés o inglés por 150€.
Una vez realizado todo esto los siguientes trámites son ya de tipo académico, como elegir las asignaturas o hablar con tu coordinador sobre como quieres organizar tu año lectivo. Así que para futuros Erasmus de este año o próximos espero que os sea de ayuda toda esta información ya que uno llega bastante perdido los primeros días y no sabe muy bien que debe hacer.
