Obtener el carnet universitario y el permiso de residencia en Gante

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Tras unas semanas de estancia en y con un poquillo de perspectiva, todo el papeleo y trámites que hemos tenido que realizar parecen más leves. Una vez establecido en la ciudad, con tu rutina y tus planes como un belga más, te das cuenta de que estas ciudades te dan la bienvenida para que te hagas un huequito en ellas. Pero en Erasmus en Flandes somos conscientes de que las primeras semanas pueden ser muy caóticas, y por ello nos proponemos daros algún consejo para los trámites a realizar (que, como digo, finalmente son sencillos. Que no cunda el pánico).

Hay dos cosas esenciales que tendrás que hacer para comenzar tu curso en : registrarte en la universidad y obtener el permiso de residencia en Bélgica.

Para registrarte en la universidad tendrás que acudir al UFO-building situado en la calle Sint-Pietersnieuwstraat número 33. El horario de registro suele variar cada año y viene indicado en la página web de la UGent.

Un mes antes del inicio de curso, la universidad suele enviarte un correo pidiéndote una fotografía de carnet y tu prospect number. Si ya has hecho esto, el registro será muy fácil y no tendrás que esperar ninguna cola, simplemente ir a un mostrador en el que te darán tu carnet universitario tras comprobar tu pasaporte.

En caso contrario, nada más llegar al UFO tendrás que coger un ticket de una máquina, seleccionando Exchange Students y después Enrolment. Cuando aparezca tu número, prepara los siguientes documentos para mostrar:

  • Letter of invitation
  • Carnet de tu home university
  • Pasaporte
  • Tarjeta Sanitaria Europea

Junto con tu carnet de la UGent, te proporcionarán tu correo de la universidad y la clave para acceder a los servicios de Internet de la universidad. ¡Y eso es todo! Normalmente, habilitan junto a los mostradores un Dropbox para que dejes allí tu certificado de llegada. Es muy importante que te firmen este documento y lo envíes a tu home university, pues sin él no podrán comprobar que realmente estás en tu destino Erasmus y no te darán la beca. Este año, el procedimiento ha sido dejar el documento en una caja junto a los mostradores e ir a recogerlo una semana después, ya firmado y sellado. De todas formas, encontrarás allí toda la información necesaria.

Si planeas vivir en Bélgica por un periodo mayor a tres meses, es necesario que te registres para obtener la Tarjeta de Residencia. Es un proceso algo tedioso y largo. Si vais a estudiar aquí por un cuatrimestre, es probable que la tarjeta no llegue a tiempo, pero aún así son trámites que, en fin, hay que realizar.

Los documentos necesarios son:

  • El formulario del permiso de residencia (Arrival form for international students), que encontrarás aquí.
  • 2 copias de la letter of invitation que te manda la universidad de acogida.
  • 1 fotocopia del DNI o pasaporte
  • 1 copia del seguro médico (también vale una fotocopia de la tarjeta sanitaria europea)

Una vez escaneados, los documentos se envían a [email protected]

Después la policía se pasará por tu casa para comprobar que realmente vives ahí, por lo que debes que poner tu nombre en el timbre para que sepan cuál es exactamente. A continuación te informarán de cuándo puedes ir a recoger tu permiso de residencia. Tienes dos opciones: una tarjeta (E-card), que cuesta 22€ y para la que necesitas llevar fotos de carnet, o un simple documento (annex 8), que es gratuito aunque no podrás utilizarlo para determinados trámites.

Muchas veces, los procedimientos varían de curso en curso, principalmente porque están intentando hacer mejoras para agilizar el proceso. Te explicarán todo en tu universidad, así que ante todo:

KEEP CALM AND… paciencia con tanto papelo…

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